Secretariado

O que é

Secretárias são profissionais fundamentais para a gerencia local e organização dos escritórios.

Engana-se quem ache que os profissionais de Secretariado são aqueles que atendem ao telefone, anotam recados ou servem café para os chefes.

Regulamentada em 1985, a cada dia, a carreira tem se fortalecido e ganhado mais espaço no mercado de trabalho, deixando de lado o perfil burocrático e tornando-se mais indispensável às organizações.

O profissional de Secretariado conhece profundamente a organização em que trabalha e hoje é um articulador, uma pessoa com raciocínio crítico e analítico para auxiliar seu superior na gestão da empresa.

O mercado de trabalho para estes profissionais está sempre em expansão já que todos os tipos de empresas, organizações públicas, privadas, nacionais, internacionais, de pequeno, médio e grande porte necessitam de um profissional de Secretariado. Na composição das organizações, ele atua em num mercado em constante crescimento, inovação e evolução nas esferas tecnológicas e de relacionamento pessoal.

O Profissional

O secretário participa do dia-a-dia do executivo, assessorando em diversos serviços, na redação de cartas e documentos, levantamento de informações de arquivos e bancos de dados, organização de agenda.

Participa de reuniões, propõe soluções, tem uma visão geral da empresa. Faz pesquisas para o departamento a que pertence, faz tradução de textos, resolve problemas burocráticos e mantém o corpo funcional informado sobre a agenda da empresa.

A Carreira de Secretária

A principal função de uma Secretária é trabalhar assessorando executivos ou administradores em suas tarefas diárias.

Ela participa diretamente das decisões e dos trabalho destes profissionais, auxiliando na execução das suas tarefas administrativas atendendo clientes, marcando e cancelando compromissos, controlando a entrada e saída de documentos, organizando eventos e resolvendo problemas tais como reservas de passagens aereas, etc…

A secretária também deve conhecer pelo menos uma lingua extrangeira para poder falar com clientes externos e liderar a equipe local do escritório: office-boys, motoristas, copeiras, faxineiras e auxiliares gerais.

Carreira de Secretária: Aspectos Favoráveis

Nos últimos anos o número de vagas formais para secretárias abertas tem crescido, há boas oportunidades para quem domina informática e um ou mais idiomas em grandes empresas

Carreira de Secretária: Aspectos Desfavoráveis

Juntamente com o aumento do número de vagas para secretariado, as exigências para com as secretárias também tem crescido, exigindo uma maior especialização técnica em idiomas, recepção e informática.

Formação

O cargo de secretária cresceu consideravelmente após a II Guerra Mundial, quando o mercado de trabalho passou a abrir suas portas para a mão-de-obra feminina.

A profissão é regulamentada pelas leis 7.377, de 30 de setembro de 1985 e 9.261, de 11 de janeiro de 1996. Para exercer a atividade, a secretária deve tirar registro junto à DRT (Delegacia Regional do Trabalho).

De acordo com essas leis, pode exercer a função de Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido por Lei; diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei; ou portadores de diploma de nível superior que possam comprovar, por meio de declarações de empregadores, o exercício efetivo.

Para a função de Técnico em Secretariado, o profissional deve possuir certificado de conclusão de curso de Secretariado com nível de 2º. Grau, ou ter certificado de conclusão do Ensino Médio, mas deve comprovar, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo.

O mercado de trabalho está aberto para profissionais que fazem cursos técnicos ou faculdade. A diferença está no número de funções realizadas e na remuneração. As secretárias de nível superior prestam, por exemplo, assessoria direta a executivos.

Os cursos superiores duram, em média três anos. Nos técnicos, o profissional pode optar por fazer o 2º grau técnico em Secretariado, com duração de três anos, ou os cursos de suplência, com duração de um ano e meio para os que já possuem o diploma do ensino médio.

As disciplinas também variam de acordo com o tipo de curso. Os técnicos e de suplência, por exemplo, ministram matérias como Técnicas de Secretariado, Português e Comunicação, Inglês, Informática (Windows, Word, Excel e Agenda Eletrônica), Legislação (Comercial e Laboral), Contabilidade e Gestão para Secretárias.

Os cursos de graduação, além de Português, Inglês e Técnicas Secretariais, ministram também Sociologia, Direito, Economia, Comunicação Verbal, Ética, Psicologia Aplicada à Administração e, em alguns casos, Espanhol.

Tecnólogo

Esse tecnólogo trabalha na assessoria dos executivos de uma empresa, como diretores e gerentes nas atividades envolvidas no planejamento, na organização e na rotina de trabalho da empresa.

Cuida do cerimonial e da agenda de seus superiores e administra as informações que chegam por fax e internet.

Conhece as técnicas e os métodos de administração de recursos humanos, psicologia aplicada, planejamento e administração financeira, além de dominar softwares específicos de agendamento de operações, edição de textos e planilhas de contabilidade.

Como redige documentos técnicos, é imprescindível o domínio da língua portuguesa e de um idioma estrangeiro (de preferência inglês), pelo menos em empresas que têm negócios com o exterior.

O Mercado de Trabalho

Embora o mercado esteja estável para esse profissional, companhias privadas de grande porte, como indústrias automobilísticas e instituições financeiras, contratam o tecnólogo para assessorar altos executivos, cuidando de sua agenda pessoal, organizando a correspondência e selecionando e-mails e fax importantes.

Em geral, um profissional atende dois ou três executivos ao mesmo tempo. Também cresce a procura em empresas de médio porte. Nesse caso, além de atuar junto à diretoria, o tecnólogo trabalha nos setores administrativos e comerciais, cuidando da contabilidade e de recursos humanos.

A maior parte dos empregos encontrase na região Sudeste, onde estão concentradas indústrias, empresas e firmas prestadoras de serviços.

No Sul, a oferta de empregos também é boa, mas as empresas exigem que, além do inglês fluente – requisitado em todas as regiões -, o profissional domine o espanhol, já que muitas atuam no Mercosul.

Grade Básica do Curso de Secretariado

Língua Portuguesa
Lingua Estrangeira
Psicologia básica
Contabilidade
Fundamentos do Marketing
Direito básico
Informática básica
Cultura Brasileira
Introdução à Administração
Recursos Humanos

O Curso

A base teórica traz disciplinas ligadas à administração (financeira, de recursos humanos e relações no trabalho, por exemplo), além de matérias da área de línguas, como português, inglês e espanhol.

Em algumas escolas, estudam-se francês e alemão. No primeiro ano, você aprende técnicas de secretariado, cerimonial, ética e relações públicas.

Também vê disciplinas voltadas para a contabilidade, documentação e arquivo.

Aulas de inglês técnico e redação comercial em português ocupam mais de um terço da carga horária total. O estágio, obrigatório por um semestre, em geral é feito em empresas que mantêm convênio com a escola. Outra exigência é um trabalho de conclusão de curso.

Duração média: 03 anos.

HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO

Nos remotos dias de Alexandre Magno, um secretário era “realmente” um secretário. Para levar a cabo este encargo, em 300 a.C., você passaria a noite em claro, entalhando uma tabuinha de cera com a espátula e todo o dia seguinte retalhando o inimigo com uma espada. Esta era uma posição de prestígio – porém perigosa – e, Alexandre Magno, unicamente em sua campanha da Ásia, perdeu 43 Secretários.

Quando o Império Romano atingiu o seu ápice, os Secretários trocaram as suas espadas pelos deveres de simples escribas. Porém os Secretários, em sua maioria, eram escravos e suas condições de trabalho estavam longe de ser as ideais. Na Idade Média viram-se os secretários novamente obrigados a lidar tanto com a espada como com a pena. No entanto um grupo de escribas começou a combater astuciosamente este sistema, adotando o hábito de monges. Assim sendo, em meados do século XIV, 70% da classe Secretarial originava-se dos monastérios, fato este nada surpreendente, pois naquela época os Secretários eram todos homens.

As mulheres só surgiram no cenário como Secretárias, quando Napoleão Bonaparte levou uma a fim de registrar os detalhes das batalhas, a cada uma de suas campanhas. Contudo, Josefina, mais do que depressa, objetou e, finalmente, Napoleão contratou um homem quando de sua fatal invasão a Rússia.

Foi o comércio americano que recebeu o primeiro ataque da Secretária. Em 1877, a primeira dentre esta nova raça, entrou timidamente num escritório de Nova Iorque e orgulhosamente anunciou ser ela a nova Secretária do Executivo. O homem explodiu, blasfemou, indagando o que estava acontecendo ao mundo e já se inclinava parapegar o telefone e contratar um homem. Deu-se, então o primeiro passo para a emancipação feminina.

A jovem rompeu em prantos. Seu executivo cedeu e a primeira mulher Secretária americana levou os louros do dia.

Por volta de 1902, havia cerca de 50.000 Secretárias mulheres e isto provocou uma série de alterações nos escritórios. O relegado lavatório brilhava, o tão inestético cuspidor desapareceu misteriosamente, surgiram cortinas nas janelas e muitas foram as blasfêmias engolidas pelos Executivos enrubescidos. Por todo país as mulheres invadiram os escritórios e fincaram seus pés nas posições conquistadas.

Um fato que influenciou o aumento numérico de Secretárias foi o salário baixo. Os homens exigiam e recebiam US$ 50,00 a mais por semana. As mulheres trabalhavam por menos que um terço desse montante.

Entretanto, por volta de 1911, já havia mulheres suficientes no ramo, para se reunirem e reivindicarem salários mais altos, melhores condições de trabalho e outros benefícios. Graças aos esforços dessas pioneiras, os ordenados subiram para uma média de US$ 20,00 semanais e a maioria delas conseguiu obter de seus Executivos uma semana de férias (não remuneradas), por ano.

Finalmente, o maior benefício resultou em utilizar-se o escritório como um feliz campo a caça de homens elegíveis para futuros maridos.

Este foi um choque enorme aos homens americanos. Se eles não estavam mais a salvo nos escritórios, que santuários lhes restava?

O que deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios foi a Primeira Guerra Mundial. Ela drenou a força de trabalho americano e a mulher apareceu para substituir o homem, trabalhando como Secretária e às vezes até em atividades executivas, bem como em outras profissões. Havia procura e necessidade e as mulheres responderam ao desafio. Este era um dos lados da moeda.

Pois, um Executivo ao dar baixa no serviço militar e ao reassumir suas funções civis manifestou-se do seguinte modo: “nós ganhamos uma guerra, mas perdemos a outra. Esta época será lembrada como a da maior emboscada sofrida pelos homens em toda a História.”

Após a guerra, a mulher manteve sua posição tão arduamente conquistada. Por volta de 1920 já havia 1,2 milhões de mulheres desempenhando os cargos de Secretárias e Estenógrafas. Mudanças drásticas sucediam-se, arrebanhando cada vez mais mulheres para a força trabalhadora. Construíram-se casas e apartamentos menores, que exigiam menos cuidados e trabalhos de manutenção, alimentos enlatados, máquinas de lavar roupa, ferros de passar elétrico e roupas feitas, deixaram as mulheres com mais tempo livre à sua disposição. Os executivos, sem alternativas diante das dramáticas vitórias conseguidas pelo sufrágio feminino e pela crescente influência do Bureau Trabalhista Feminino, começaram a aceitar a Secretária feminina como um fato cotidiano da vida.

No começo da década dos anos 30 havia três milhões de Secretárias e os empregos continuavam a chover, inclusive durante os anos de repressão. Prontamente, apareceu a Secretária como uma jovem distinta, ativa em tudo do tênis à política. Surgiu a primeira dentre as Secretárias Executivas. Datilógrafa e Estenografa, e nasceu o intervalo do cafezinho!!!

A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mão-de-obra e a procura por Secretárias aumentou na medida em que os negócios progrediram. A prosperidade continuou e por volta de 1945 toda a força de trabalho feminino cresceu dos seus 14 milhões, em 1940, para o significante número de 20 milhões. A estatística para 1960 era de 22 milhões e para os dias de hoje calcula-se que 42% da população economicamente ativa seja do sexo feminino.

Mas o papel da Secretária de hoje mudou.

Aos seus deveres tradicionais outros foram adicionados, manipular e redigir cartas, marcar entrevistas, reservar passagens, manipulação de modernos equipamentos de escritório, organizar viagens e eventos, participar de reuniões, cancelar e remarcar visitas e o desempenho de uma grande variedade de pequenas tarefas como: redigir anúncios, e-mails, preparar relatórios e apresentações, cotar orçamentos, etc.

Linha do tempo – Evolução da Profissão

Por ocasião das duas grandes guerras mundiais e com a escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha e com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram outra alternativa senão a de utilizar a mão-de-obra feminina em todas as áreas.

Anos 50: O papel da secretaria limitava-se a executar algumas das técnicas secretariais como taquigrafia, datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotação de recados.

Anos 60: Com o início do treinamento gerencial, nos anos 60, as secretárias tiveram mudanças no perfil dos administradores e executivos. A secretária, porém, continuou a ter uma papel de simples auxiliar. Nesta época ter uma secretária passou a ser um dos símbolos de status na empresa brasileira.

Anos 70: Mudanças significativas começaram a acontecer na profissão. Ela passou a ser vista como um membro ativo na gerência, participando de programas de desenvolvimento mais elaborados. A atuação das associações de classe, em todo Brasil, e seu grande trabalho a favor da regulamentação da profissão, ajudaram a criar uma nova mentalidade nas profissionais. No final da década de 70, vimos a secretária com uma atuação mais dinâmica e abrangente, ganhando respeito nas organizações.

Anos 80: O Brasil despertou para a era da qualidade. Um momento renovador invadiu as empresas. Percebeu-se que uma das primeiras formas de administração participativa está na ação conjunta de Executivo e Secretária. Começou-se então, a divulgação e o treinamento de executivos e secretárias para uma atuação em parceria, formando uma equipe de dois.

Anos 90: Os anos 90 representaram um grande desafio para a profissão de secretária. A busca da excelência, obrigaram as profissionais a redimensionarem a sua atuação. O perfil da moça elegante, bem vestida e ótima datilógrafa é substituído.

Exige-se, agora, profissionais de perfil empresarial: pessoas polivalentes e atualizadas, produtoras de lucros e resultados.

Perfil Valorizado
Antes	Agora
Submissa	Autônoma
Dócil	Empreendedora
Subjetiva	Objetiva
Mecânica	Criativa
Disponível	Acessível

Lei de Regulamentação da Profissão

Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96

Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências O Presidente da República.

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.

Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:

I – Secretário Executivo

a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.

b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei.

II – Técnico em Secretariado

a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º. Grau

b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.5º. desta Lei.

Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei.

Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:

I – planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II – assistência e assessoramento direto a executivos;
III – coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV – redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V – interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI – taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
VII – versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
VIII – registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX – orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
X – conhecimentos protocolares.

Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:

I – organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II – classificação, registro e distribuição de correspondência;
III – redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
IV – execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.

Parágrafo Único – No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4º. e 5º.

Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.

José Sarney

Almir Pazzianotto

Fernando Henrique Cardoso

Paulo Paiva

Código de Ética

Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.

Capítulo I

Dos Princípios Fundamentais

Art.1º. – Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

Art.2º. – O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. – Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.

Capítulo II

Dos Direitos

Art.4º. – Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias:

a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação;
b) participar de entidades representativas da categoria;
c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria;
d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;
e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade;
f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional;
g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.

Capítulo III

Dos Deveres Fundamentais

Art.5º. – Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários:

a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional;
b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética;
c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento;
d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público;
e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades;
f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades;
g) lutar pelo progresso da profissão;
h) combater o exercício ilegal da profissão;
i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.

Capítulo IV

Do Sigilo Profissional

Art.6º. – A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.

Art.7º. – É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

Capítulo V

Das Relações entre Profissionais Secretários

Art.8º. – Compete às Secretárias e Secretários:

a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria;
b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais;
c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social;
d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.

Art.9º. – É vedado aos profissionais:

a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais;
b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário;
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.

Capítulo VI

Das Relações com a Empresa

Art.10º. – Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades:

a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas;
b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação;
c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.

Art.11º. – É vedado aos Profissionais:

a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais;
b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.

Capítulo VII

Das Relações com as Entidades da Categoria

Art.12º. – A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.

Art.13º. – Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.

Art.14º. – Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.

Art.15º. – Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional.

Art.16º. – As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.

Capítulo VIII

Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art.17º. – Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.

Art.18º. – Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código.

Art.19º. – As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.

Art.20º. – Constituem infrações:

a) transgredir preceitos deste Código;
b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica;
c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.

Com as Leis foram estabelecidos os critérios para o exercício da profissão de:

Técnicos em Secretariado
Secretário Executivo

A profissionalização faz com que o Secretário passe a exercer sua profissão com muito mais responsabilidade, buscando maior aprimoramento, conscientização profissional, formação técnica e aperfeiçoamento cultural.

Dia nacional e internacional da secretária

Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860), Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha – Lilian Sholes – testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.

Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa.

Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o “Dia das Secretárias”. Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimeno da profissão. Das atividades das associações, uma das consequências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como sendo o “Dia da(o) Secretária(o)”.

Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como “Dia da(o) Secretária(o)”.

Há também o “Dia Internacional da(o) Secretária(o)”, que é comemorado na última 4ª feira do mês de abril.

SIMBOLOGIA DO SECRETARIADO E SEU JURAMENTO

A pena do livro representa a história da secretária, desde o tempo dos escribas, cuja atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. Representa o escrever secretariando e simboliza escrevendo a própria história. A serpente enrolada no bastão representa o Oriente, a sabedoria que pode ser usada tanto para construir como destruir.

Juramento para o Curso Superior :

Eu, Profissional de Secretariado, sob juramento solene, prometo:

“Exercer a profissão dentro dos princípios da ética, da integridade, da honestidade, e da lealdade; respeitar a Constituição Federal, o Código de Ética Profissional e as normas institucionais e constitucionais; buscar o aperfeiçoamento contínuo e; contribuir, com o meu trabalho, para uma sociedade mais justa e mais humana”.

Pedra: Água Marinha. Cor oficial aprovada na Plenária do VIII Consec-Congresso Nacional de Secretariado/1992, em Manaus/AM.

Para a profissão de secretariado foram atribúidas algumas funções somadas ao longos dos anos desde o início de sua história, então a partir do século XX esta função ficou sendo mais e mais valorizada, tornando-se essencial dentro de uma Organização.

Entre algumas atividades desenvolvidas no caráter de seu cargo que foram divididos em Secretária, técnico em secretariado e secretariado executivo, estão:

TÉCNICO EM SECRETARIADO:

Sumária:

Prestar serviços de secretaria a uma pessoa, setor ou atividade, executando tarefas de anotação, redação, digitação e organização de documentos e compromissos. Manter contatos e preparar informações para eventos agendados. Proceder segundo normas específicas rotineiras ou de acordo com seus próprios critérios para assegurar o fluxo de trabalhos administrativos da sua área de atuação.

Detalhada:

Assistir seu superior ou setor na organização e administração de eventos e informações, marcando e cancelando compromissos, visando a melhor fluidez das atividades e adequação do tempo.
Preparar reuniões, verificando a adequação do espaço e providenciando materiais e equipamentos necessários.
Registrar, quando solicitado por seu superior, o evento em ata, com posterior distribuição aos participantes.
Recepcionar e encaminhar os visitantes agendados aos locais determinados. • Controlar e organizar documentos e correspondências e dar encaminhamento a processos e protocolados.
Pesquisar e realizar reservas de passagens e hospedagem.
Realizar as compras de suprimentos de escritório e manter o controle do estoque do setor.
Organizar arquivos e orientar o envio e recebimento de documentos pertinentes de sua área de atuação.
Zelar pela guarda, conservação, limpeza e manutenção dos equipamentos, instrumentos e materiais peculiares ao seu trabalho.
Executar tratamento e descarte de resíduos provenientes de seu trabalho.
Manter-se atualizado em relação às tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor/departamento.
Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critério de seu superior.

SECRETARIADO EXECUTIVO:

Sumária:

Assessorar seu superior nas funções de gerenciamento das suas rotinas administrativas. Planejar, coordenar e executar tarefas dentro de uma atividade, área ou grupo de trabalho, organizando agendas, preparando relatórios, documentando processos e protocolados, classificando e encaminhando correspondências. Receber, orientar e encaminhar visitantes externos. Proceder segundo normas específicas rotineiras ou de acordo com seus próprios critérios para assegurar o fluxo de trabalhos administrativos da sua área de atuação.

Assessorar seu superior no gerenciamento das rotinas administrativas, de forma que as atividades e informações da área fluam com eficácia.
Planejar, coordenar e executar as atividades da área, organizando agendas, de forma a manter o tempo do superior administrado adequadamente.
Preparar reuniões e recepções, verificando a adequação do espaço e providenciando materiais e equipamentos necessários. Poderá ser solicitado registrar o evento em ata, com posterior distribuição aos participantes.
Recepcionar, orientar e encaminhar os visitantes, inclusive estrangeiros, aos locais determinados.
Controlar e organizar documentos e correspondências e preparar documentos de processos e protocolados.
Elaborar relatórios das atividades do setor.
Pesquisar e realizar reservas de passagens e hospedagem.
Coordenar e controlar equipes, incluindo contínuos, motoristas e outras secretárias.
Zelar pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do local de trabalho.
Executar tratamento e descarte de resíduos provenientes de seu trabalho.
Manter-se atualizado em relação às tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor/departamento.
Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critério de seu superior.

Oração do(a) Secretário(a)

SENHOR

Diante de ti, que és o criador e a fonte maravilhosa de todos os dons, quero agradecer-te pelo meu trabalho e a minha profissão.

Eu te ofereço a minha árdua tarefa, no compromisso pessoal e profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por manter um bom relacionamento e o bem-estar comum.

Às vezes, Mestre, sinto-me frágil, pequena e até mesmo insegura para tomar decisões que competem a minha função.

Mas tu me conheces profundamente, sabes de todas as minhas intenções. Por isso, peço-te, que me inspires e me orientes, dando-me sabedoria e serenidade.

Ilumina-me, para cumprir meu trabalho com dignidade e exercer minhas atividades com segurança e alegria.

Senhor! Que além de funcionária eu seja também colaboradora, companheira e amiga de todos, sem distinção.

Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada dia, pela minha vocação de servir e colaborar. Amém!

Fonte: secretariado-executivo.com/www.artigos.com/images.analu80.multiply.multiplycontent.com