Carta Comercial

Carta Comercial – O que é

A carta comercial é o principal veículo de comunicação entre empresas ou entre indivíduos e empresas. Além de cartas comerciais para a troca de informações oportunas, comunicações empresariais são feitas para fins específicos.

Características

A carta comercial serve como uma comunicação entre duas empresas comerciais ou entre uma empresa e um indivíduo, ou vice-versa. Seu conteúdo é geralmente formal, oficial e, em muitos casos confidenciais.

O negócio é muito diversificada, por isso existem vários tipos de cartas comerciais. Os mais importantes são oferta, pedido, reclamação solicitar informações, ou publicidade.

Ao contrário de cartas pessoais, cartas comerciais têm um regime mais rígido, mais objetiva, e deve sempre ser digitado.

As cartas comerciais seguir certos requisitos em termos de apresentação, pois isso é tão importante quanto seu conteúdo. Comumente utilizado papel de tamanho DIN A-4 em branco e distribuição do texto e as margens deve ser clara.

Em geral, cartas comerciais incluem uma introdução, comunicação e encerramento.

A introdução geralmente contém os seguintes elementos:

Papel timbrado: os detalhes da pessoa ou empresa que escreve a carta.

Data e local: a cidade de onde você digita a letra e no dia, mês e ano de lançamento.

Endereço Interno: preencher o destinatário da carta, ou seja, o nome da empresa ou pessoa a quem se dirige e endereço.

Referência: combinação de números, letras ou palavras que identificam o tipo de letra ou o caso a que se refere.

A comunicação ou corpo da carta é a parte mais importante da escrita, uma vez que contém a informação a ser transmitida, e consiste no seguinte:

Linha de saudação: as fórmulas mais usadas são Distinguido ( s ) Sr. ( é ) / Estimativa ( s ) Sr. ( é ) / Senhor ( é ) …

Corpo da carta: a matéria a ser tratada com os argumentos relevantes.

Despedida: uma ou duas linhas em que saúda o destinatário da carta pelas cortesias habituais.

O fecho geralmente contém os seguintes elementos:

Se o remetente é uma empresa, o nome deste.

Assinatura: rubricado pelo remetente.

Esclarecimento de assinatura: o nome completo do signatário e sua posição na empresa.

Às vezes, o menu inclui um anexo que inclui uma lista de documentos, que só aparece se a letra é acompanhado de informações sobre uma folha separada.

Carta Comercial – Correspondência

Conceito

Carta comercial é a correspondência tradicionalmente utilizada pela indústria e comércio.

Apresentação Datilográfia

Existem duas modalidades para a disposição datilográfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe.

Sistema em Bloco

No sistema em bloco, não há marcação de parágrafo. Todas as linhas são iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os períodos, deixa-se pauta dupla. Havendo tópicos em maiúsculas, a segunda linha é indicada após sua última letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem estética

Sistema de Encaixe

No sistema de encaixe, o texto é feito com pauta dupla do início ao fim. O parágrafo será de 10 espaços, a partir da margem esquerda. O destinatário, a invocação, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposição idêntica nos dois sistemas.

Justificativa da Supressão de Vários ELementos

(1) Suprime-se o local junto à data, porquanto já consta no papel timbrado.
(2) Elimina-se a preposição “A”, desnecessária no caso.
(3) Elimina-se o endereço do destinatário, uma vez que o mesmo consta no envelope.
(4) Suprimem-se os dois pontos na invocação.
(5) Não é necessário marcar-se o parágrafo. Basta deixar espaço duplo vertical, indicando-o.
(6) Não é necessário colocar-se a expressão ‘em resposta”, porque o destinatário sabe que se está respondendo a algo.
(7) Não há necessidade de cair em redundância: ou se coloca a representação ou o nome do
representante.
(8) Suprime-se o número 10, uma vez que a palavra dez já está mencionada.
(9) Expressões desnecessárias.
(10) Não há necessidade de citar o número da duplicata, nem o banco, porque o proprietário deve ter registro desse título.
(11) Não é necessário precisar a data em que o título foi encaminhado.
(12) Não é necessária a expressão p.p. (próximo passado), uma vez que a data passou recentemente.
(13) Expressões desnecessárias.
(14) Não se usa mais tapa-margem e, para que haja funcionalidade na correspondência, a margem direita não precisa ficar uniforme.
(15) Expressão desnecessária. Se houvesse algo mais, seria acrescentado à carta.
(16) Expressão desnecessária, porque está implícita no final.
(17) Não se usa mais a pauta para a assinatura do remetente.

OBSERVAÇÕES

Carta-Circular

Quando a carta tiver que ser endereçada multídirecionalmente, usar-se-á a CARTACIRCULAR.

Carta em Tópicos

Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TÓPICOS (cada assunto constitui um tópico).

SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE CARTAS COMERCIAIS

Inícios

1. Acusamos o recebimento de sua carta…
2. Cumpre cientificá-los de que…
3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. Sª que…
4. Com referência ao assunto, lamentamos comunicar…
5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sª pretendem…
6. O fim da presente é solicitar-lhe…
7. Pedimos a fineza de enviar-nos…
8. Temos a satisfação de apresentar a V. Sª o portador desta…

Fechos

1. Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao assunto, firmamo-nos Atentamente
2. Aguardando suas providências a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente
3. À inteira disposição de V. Sª, subscrevemo-nos Atenciosamente
4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e consideração.
5. Com a consideração de sempre, firmamo-nos Atenciosamente
6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência, subscrevemo-nos Atentamente
7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente
8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente

CONTRATO

CONCEITO

Contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito.

O assunto pode ser o mais variado possível: compra, venda, prestação de serviço, etc.

Um contrato de maior seriedade e com implicações jurídicas deve ser feito por um
advogado.

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

CONCEITO

Exposição-de-motivos é um tipo de correspondência originariamente oficial, mas que hoje é também utilizada na área empresarial.

CARACTERISTICAS

A exposição-de-motivos apresenta as seguintes características:

1 – o assunto deve ser resumido em itens e argumentado;
2 – a legislação citada deve ser transcrita;
3 – a conclusão deve ser clara e objetiva.

Para a perfeita organização de uma exposição-de-motivos, deve haver divisão em itens (numerados em algarismos arábicos); esses itens poder-se-ão desdobrar em alíneas (assinaladas com letras). Quando houver a divisão de capítulos, esses serão numerados com algarismos romanos.

A autoridade competente despachará a exposição-de-motivos com uma das seguintes fórmulas: APROVADO – APROVO – ARQUIVESE – CONCORDO – EXPEÇA-SE O ATO – SIM.

No rodapé da exposição-de-motivos, registra-se a referência: nº do processo (se for o caso) e iniciais do redator e datilógrafo.

Observação

Na esfera oficial, a exposição-de-motivos é um expediente dirigido ao presidente da República por ministro de Estado ou Secretário da Presidência da República para informá-lo de determinado assunto, ou propor alguma medida, ou ainda submeter à sua consideração projeto de ato normativo.

ORDEM DE SERVIÇO

CONCEITO

Ordem-de-serviço é o ato através do qual são expedidas determinações a serem executadas por órgãos subordinados ou por servidores dos mesmos.

É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes.

Segundo o livro Correspondência – Linguagem & Comunicação, do professor Odacir Beltrão, “há uma certa confusão com a ordem-de-serviço, chegando algumas repartições a substituí-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no máximo, ao memorando interno”

É freqüente em muitos órgãos administrativos esta divisão:

OS – Ordem-de-serviço para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resoluções. (Res. ou RS);
ODS – Orientação de serviço para essas mesmas chefias superiores, como veículos de explicação de resoluções ou até de ordem-de-serviço;
DS – Determinação de serviço para chefias subordinadas às anteriores, como veículo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalão superior.

PROCURAÇÃO

CONCEITO

Procuração é o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes a outra.

A procuração pública é lavrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro.

ESTRUTURA

a) Título: Procuração.
b) Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante (constituinte ou mandante) e também do outorgado (procurador ou mandatário).
c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado.
d) Data e assinatura do outorgante.
e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, à esquerda.
f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

BILHETE

CONCEITO

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado.

Há, ainda, outras modalidades, como:

Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e residência respectivas.
Bilhete à ordem: nota promissória, usada no comércio.
Bilhete postal: cartão selado para a correspondência postal sobre assuntos que não exigem segredos.

O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa.

Para esse tipo de correspondência, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm.

Em sentido jurídico, significa o papel escrito que contém a obrigação de pagar ou entregar algo a quem o mesmo é dirigido, dentro de determinado tempo.

Em linguagem comercial, o bilhete tem função idêntica ao título de crédito, desde que se revista das formalidades legais.

Recebe diversas designações: bilhete a domicílio, bilhete ao portador, bilhete à ordem, bilhete de banco, bilhete de câmbio, bilhete de carga, bilhete de crédito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros.

LETRA DE CÂMBIO

CONCEITO

É uma ordem de pagamento a vista ou a prazo que uma pessoa dirige a outra para que pague a um terceiro.

São três pessoas que aparecem no título:

(1) o sacador, o emitente da letra de câmbio;
(2) o sacado, o devedor; e
(3) o tomador que é o beneficiário.

Assim, por exemplo, A é o sacador, B o sacado e C o tomador. A emitente saca uma letra de câmbio para que B (sacado) pague a C, o beneficiário. Havendo o aceite por parte do sacado, o título de crédito desvincula-se da causa que o originou.

Os requisitos para a validade da letra de câmbio são:

denominação “letra de câmbio”;
quantia que deve ser paga, em algarismos e por extenso;
nome de quem deve pagar (sacado);
nome da pessoa a quem se deve pagar (tomador);
assinatura de quem emite a letra de câmbio (sacador)

A letra de câmbio não pode ser emitida ao portador. O sacador vincula-se à letra por meio da assinatura. No caso de o sacado não aceitar a ordem de pagar, o tomador ou beneficiário pode voltar-se contra o sacador, exigindo o respectivo pagamento.

Existe, ainda, a letra de câmbio financeira, em que as instituições financeiras, sob controle do Banco Central, são autorizadas a operar no mercado de capitais, emprestados diretamente do público investidor e sujeitos a juros e correção monetária.

NOTA PROMISSÓRIA

CONCEITO

É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada. Portanto, é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia em dinheiro.

Duas figuras são obrigatórias na nota promissória: o devedor (emitente) e o credor (tomador). A nota promissória é negociável por meio de endosso e, pelo fato de ser emitida pelo próprio devedor, não cabe nenhuma indagação sobre a causa que deu origem à obrigação.

São os seguintes os requisitos essenciais da nota promissória:

denominação “nota promissória”;
importância por extenso a ser paga;
nome da pessoa a quem deve ser paga;
assinatura do emitente (devedor).

Carta Comercial – Modelo

Modelo moderno

Uma empresa não é moderna se continuar com sua “comunicação dirigida escrita” (CDE) nos moldes antigos. As grandes empresas já possuem o “Manual de Redação”, para que haja uniformidade na comunicação escrita.

Para Enéas Barros, “não se pode insistir na velha tecla, segundo a qual a carta comercial é mero veículo de informação, simples atividade-meio, sem qualquer outra implicação no mundo dos negócios (…) Ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e com seu receptor. Está, conseqüentemente, sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e criar imagem”. A carta comercial pode ser remetida pelo correio ou telefax.

Chappel e Read elencam alguns fatores de influência da carta comercial:

1. resposta imediata indica que a firma é eficiente;
2. se a carta for bom definida, o destinatário se disporá a pensar que está lidando com uma organização metódica;
3. se o leitor compreender o que está escrito, ele será grato, fazendo seu pedido à companhia do autor da carta

A carta comercial corre dois riscos:

1. como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo;
2. o volume de correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Por isso, para os grandes negócios, clientes especiais, prefere-se a conversa por telefone.

Se você estiver com vontade de se aprofundar no assunto ou ter uma visão mais moderna da comunicação escrita em sua empresa, recomendo a leitura do livro lançado em 1995 “Comunicação Dirigida e Escrita na Empresa”, de Cleuza G. Gimenes Cesca, pela Summus Editorial,

Reproduzo aqui um modelo tradicional de carta comercial com comentários para cada item.

Alguns deles constam do livro “Comunicação Dirigida e Escrita na Empresa”, de Cleuza G. Gimenes Cesca, Summus Editorial:

MODELO ANTIGO

TIMBRE

Rua X – Porto Alegre – caixa postal, 47 – ……….

Porto Alegre, 6 de novembro de 1996.

A (1)
Fernando de Barros & Cia. Ltda.
Av. Rio Branco, 123 – conj. 7
Rio de Janeiro – RJ (2)

Prezados Senhores: (3)

(4)……………………….Em resposta (5) à solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez (10) (6) caixas dos medicamentos pedidos.

(4)……………………….Outrossim (7), comunicamos que a duplicata no. 0860133, no Banco da Amizade S.A., emitida por V.Sas, em 3 de outubro do corrente ano, já foi encaminhada, em 29 de outubro (8) p.p. (9) ao Departamento de Cobrança, para as providências cabíveis (10).

(4)……………………….Sem mais que se apresenta no momento (11), subscrevemo-nos (12)

Atenciosamente

_______________________________ (13)
Tiago Almeida
Diretor

Comentários sobre o modelo antigo

1. Elimina-se a preposição “A”, desnecessária no caso.
2. Elimina-se o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope.
3. Suprimem-se os dois pontos na invocação.
4. Não é necessário marcar o parágrafo. Basta deixar espaço duplo vertical, indicando-o.
5. Retirar a expressão “em resposta”, porque o destinatário sabe que se está respondendo a algo.
6. Suprime-se o número 10, uma vez que a palavra dez já está mencionada.
7. Expressão desnecessária.
8. A data em que o título foi encaminhado é um dado desnecessário.
9. Dispensa-se a expressão próximo passado, porém dentro do próprio mês, é aconselhável.
10. “…para providências cabíveis…” é uma expressão desnecessária, considerada como tapa-margem. A margem direita da carta comercial não precisa ser uniforme.
11. Um fecho óbvio como este é desnecessário, pois, se houvesse algo mais, seria acrescentado à carta. Há secretárias que consideram pouco caso do emissor a falta do fecho.
12. Expressão desnecessária, porque está implícita no final.
13. Não se usa mais a pauta para a assinatura do remetente.

MODELO NOVO

A carta ficaria assim:

TIMBRE

Rua X – Porto Alegre – caixa postal, 47 ……

Porto Alegre, 6 de novembro de 1995. (A)

Fernando de Barros & Cia. Ltda. (B)

Prezados senhores (C)

À solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez caixas dos medicamentos pedidos.

Comunicamos que a duplicata no. 086013 foi encaminhada ao Departamento de Cobrança.(D)

Atenciosamente(E)

Tiago Almeida (F)
Diretor

Estrutura da carta comercial

a) local e data
b) destinatário
c) vocativo
d) contexto ou assunto
e) despedida
f) assinatura

Propostas de redação

Elabore duas cartas comerciais, usando os seguintes dados:

1. Ferreira & Cia. Ltda. solicita a Irmãos Pires Ltda. o envio, com a máxima urgência, de mercadorias, conforme relação anexa. Agradece atendimento.
2. Silveira & Cia. comunica a Francisco Camargo a inauguração de uma nova agência. Convida-o para a inauguração e coquetel. Agradece a presença.

Carta Comercial – Empresas

Uma carta comercial nada mais é do que um modelo onde as empresas se comunicam entre si ou até se comunicam com outros grandes nomes de seu ramo, com isto, a facilidade e a interpretação devem ficar extremamente explicitas e tornar válidos os métodos de compreensão da mensagem da qual está se referindo.

Muitas empresas, em momentos de entrega ou de fechar negócio, acabam necessitando de uma carta comercial para demonstrar seus objetivos e suas clarezas de um modo tal que o receptor possa estar ciente da situação.

Mostrando ao mundo como isto deve ser feito, milhares de empresas por aí acabaram padronizando um método bastante eficiente e capaz de encantar um bom leitor, a intenção de uma carta como esta é convencer o receptor de seus princípios e ideias iniciais, ou seja, se você que algo, então mostre a este receptor o que quer de uma maneira sutil e bastante objetiva, com palavras fortes de tal modo que ele se surpreenda na hora de ler, lembrando que não se deve nunca ser arrogante ou criar algum tipo de protótipo negativo sob a sua pessoa.

Bem desencadeado é aquele orador de empresa que conquista duas pessoas em uma tacada só, o seu próprio chefe e o chefe de outra empresa, pois, se escreve realmente bem de acordo com os padrões, certamente vai conseguir fechar um bom negócio.

Modelo de Carta Comercial

Um modelo de carta comercial deve ser muito bem seguido se você quer realmente impressionar a quem está mandando, entretanto, algumas destas normas exigem bem mais do que simplesmente escrever bem, neste caso, a dica é que você preste atenção no modelo e nos trejeitos que serão disponibilizados a seguir:

1– Primeiro item: O papel da qual a carta será escrita deverá ser o Papel Timbrado, um papel específico para este tipo de ocasião.

2- Ao iniciar a carta você deverá colocar na parte superior do papel a palavra “Para:” e na frente colocar o destinatário/empresa;

3- Logo após colocar isto você deverá colocar logo embaixo a palavra “Atenção a” e na frente disto colocar o nome da pessoa ou do departamento a qual você irá se referir;

4- Logo em seguida, você deverá colocar o assunto do qual quer falar, tudo do que se trata a comunicação, assim, deverá ser escrito formalmente com palavras que possuam até uma certa dificuldade de entendimento, mas sempre se focando no tema e nos objetivos;

5- Acompanhe no modelo a seguir:

Para: (Destinatário/Empresa).

Atenção a (nome da pessoa ou departamento).

Assunto (redigir as ideias propagadas).

Fonte: kalipedia.com/w3.ufsm.br/linguaeliteratura.kit.net