Secretariado Executivo

O que é

Secretariado Executivo é a profissão que reúne as técnicas e os conhecimentos necessários para a assessoria de executivos e funcionários de alto escalão das mais diversas áreas em empresas privadas e órgãos governamentais.

É o profissional que participa diretamente do dia a dia e das decisões do executivo. É exigência do cargo o domínio de pelo menos uma língua estrangeira.

A Profissão

Cuida do cerimonial e da agenda dos executivos, prepara e registra reuniões, arquiva documentos e administra as informações que chegam por fax, internet e computador.

Este profissional precisa conhecer administração em RH, psicologia aplicada, planejamento e administração financeira, além de dominar softwares específicos de agendamento de operações, edição de textos, contabilidade e documentação e arquivo.

Em empresas que têm negócios com o exterior, é exigido um ótimo conhecimento de português e fluência em inglês, no mínimo, para encarregar-se da redação de textos e da correspondência nesses idiomas.

O Profissional

O secretário participa do dia-a-dia do executivo, assessorando em diversos serviços, na redação de cartas e documentos, levantamento de informações de arquivos e bancos de dados, organização de agenda.

Participa de reuniões, propõe soluções, tem uma visão geral da empresa. Faz pesquisas para o departamento a que pertence, faz tradução de textos, resolve problemas burocráticos e mantém o corpo funcional informado sobre a agenda da empresa.

O Secretário Executivo

Planeja, organiza, dirige e supervisiona serviços de secretaria.
Recebe telefonemas ou visitas ao setor, anotando e transmitindo informações. Recepciona clientes e fornecedores em visitas, congressos e convenções.
Elabora cartas, relatórios, circulares, tabelas e outros documentos em computadores ou máquinas de escrever.
Organiza e planeja a agenda do executivo, marcando e desmarcando compromissos. Organiza e distribui a correspondência. Classifica e organiza arquivos de documentos do setor. Faz todo o controle de material do escritório.
Redige correspondências e outros documentos em Português e línguas estrangeiras, no sentido de atender as necessidades de comunicação da empresa.
Participa de reuniões, taquigrafando ditados de cartas, discursos, conferências, palestras , tanto em idioma nacional, como estrangeiro. Redige a ata dessas reuniões.
Cuida de toda documentação de seu chefe para viagens, comprando passagens, reservando hotéis e elaborando roteiros.

O Mercado de Trabalho

O mercado de trabalho é grande para o secretário com boa formação, que domine vários idiomas, que tenha noções de marketing e administração. As vagas são maiores em grandes cidades, principalmente em bancos e multinacionais.

O secretário executivo trilíngue pode atuar como secretário ou assessor executivo em empresas nacionais, internacionais e multinacionais; secretário executivo em órgãos do poder público e consulados; tradutor e comunicador em línguas estrangeiras; organizador de eventos de empresas; office manager, etc.

Com um mercado altamente concorrido e em constantes transformações, cresce a cada dia a procura por profissionais qualificados, criativos, empreendedores e dinâmicos, prontos para agirem com competência e responsabilidade, na busca das melhores soluções e dos melhores resultados. O campo de trabalho do(a) Secretário(a) Executivo(a) são as organizações nacionais e multinacionais, públicas ou privadas, e as organizações não-governamentais.

O objetivo do curso de Secretariado Executivo é formar profissionais que desempenham a função de Secretário Executivo, ou seja, um profissional apto a assessorar e a articular nas áreas administrativas das empresas, estando instrumentalizado em língua estrangeira e comunicação. Isso quer dizer que deverá conhecer e entender a empresa em todos os seus aspectos, interpretando objetivos, adotando sua filosofia empresarial e buscando resultados.

Administração, planejamento e organização são conceitos que o Secretário Executivo deverá dominar em toda a sua extensão. Atingindo-se esses objetivos, estar-se-á eliminando uma das reclamações mais ouvidas de diretores e gerentes, que, ao analisar o baixo desempenho obtido por suas equipes de trabalho, atribuem-no à falta de pessoal qualificado. É fundamental para esse profissional o desenvolvimento da habilidade no trato com as pessoas para conseguir resultados que impulsionem a empresa, além de desempenhar tarefas, como interpretar maneiras e normas necessárias ao bom desempenho da função.

O Secretário Executivo será o profissional que assessorará a área administrativa das empresas, além de desempenhar o papel de agente emissor e receptor das comunicações diretas e indiretas. Como assessor e facilitador, será o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos. Como coordenador de informações, administrará relacionamentos e conflitos, ou seja, o profissional secretário trabalha para a organização e não somente para o executivo.

O Curso

O curso de Secretariado Executivo prepara o aluno para promover a melhoria do processo de gestão e de desenvolvimento das organizações em geral, participando ativamente dela, na busca de aumento da produtividade e da competitividade.

Esse curso tem a duração de quatro anos. O profissional precisa ter um português impecável, é comum encontramos secretários que dominam outros idiomas, mas que na hora de redigirem um documento em nossa língua mãe são verdadeiros desastres.

Entre as disciplinas do currículo: português, inglês, administração, arquivologia , direito, informática, promoção de eventos, contabilidade, matemática, estatística, economia, relações humanas na empresa.

Em virtude de sua formação técnico-gerencial, ética e cultural abrangente, o profissional de secretariado executivo é capaz de atuar com desenvoltura e com liderança no aperfeiçoamento dos segmentos internos das empresas, destacando-se por sua capacidade de comunicação, de gerenciamento e de administração de processos e de pessoas.

O curso de Secretariado Executivo tem como pilares principais as leis que regulamentam o exercício da profissão (Lei Nº 7.377, de 30/09/1985, e Lei Nº 9.261, de 11/01/1996), o Código de Ética dos Profissionais de Secretariado Executivo (publicado no Diário Oficial da União de 07/07/1989), além de outras três linhas básicas de formação acadêmica:

A área de comunicação
A área de administração
A área secretarial

A área de comunicação está baseada na concepção interacionista da linguagem, ou seja, considerando-se que o aprendizado se realiza de forma essencialmente dialógica, na qual ocorre a troca de informações significativas para o conteúdo em questão. Associado a essa concepção, instrumentalizam-se os trabalhos, utilizando-se os fundamentos da linguística aplicada.

Nas áreas administrativa e secretarial, o enfoque está em torno da transmissão de conhecimentos gerais, tendo como ponto fundamental a visão administrativa da organização, pois, como assessores e articuladores administrativos, os profissionais de secretariado executivo deverão estar preparados para a complexidade das organizações e para suas perspectivas futuras.

O conjunto de disciplinas, de um modo geral, propõe a formação acadêmica com uma visão global da realidade, buscando uma formação sócio-política-econômica que vai ao encontro das circunstâncias profissionais e do desafio de uma realização no mercado de trabalho. A integração das atividades do curso, realidade dinâmica da sociedade em que vive, busca, por meio dessas disciplinas de formação geral, o crescimento e o desenvolvimento do acadêmico.

O Curso de Secretariado Executivo pretende possibilitar a formação profissional que revele as seguintes competências:

Abertura às mudanças e capacidade de articulação, de acordo com as especificidades e exigências estabelecidas pelas organizações;
Visão generalista das organizações e compreensão específica das relações humanas, conexões hierárquicas e intersetoriais;
Exercício de funções gerenciais, com sólido domínio de planejamento, organização e controle;
Utilização de raciocínio lógico, crítico e analítico, operando com valores e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionaisHabilidade para trabalhar com modelos inovadores de gestão
Domínio dos recursos de expressão e de comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais;
Receptividade e liderança voltadas para o trabalho em equipe, na busca de sinergia;
Gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuários
Assessoria administrativa, com base em objetivos e estratégias organizacionais
Utilização eficaz das técnicas secretariais, com uso adequado da tecnologia, garantindo agilidade, segurança e credibilidade no fluxo de informações;
Consciência das implicações e responsabilidades éticas do exercício profissional.

A profissão é regulamentada pela Lei 7377, de 30/10/1985. Os profissionais sào representados pela Federação Nacional dos Secretários e pela Associação dos Secretários.

Duração média do curso: 4 anos.

Secretariado Executivo – Profissão

O profissional em secretariado executivo é quem presta assessoria direta aos dirigentes empresariais. Ele tem uma formação que articula tanto os conhecimentos da área de administração quanto os de relações públicas e arquivística.

Fica sob a responsabilidade desse bacharel a elaboração de relatórios, o controle de correspondência, a organização de arquivo e fichas e a arquitetura da agenda de compromissos do executivo e da própria empresa.

O secretário executivo também gerencia os processos administrativos, o fluxo de informações e o desenvolvimento dos trabalhos de equipe. Em geral, têm influência na decisão das rotinas do setor onde trabalha, estabelecendo entendimento com os outros departamentos ou setores da empresa.

Também auxilia os executivos na organização de eventos, de reuniões importantes, na recepção de clientes e na preparação de material para apresentação de produtos e serviços.

Tipos de Curso

a) Nível Superior

Bacharelado

Duração media de 3 anos. Em geral oferecem disciplinas técnicas de secretariado, aulas de português e inglês instrumental, redação e informática aplicada. O espanhol e o francês são ofertados por algumas escolas, que também podem oferecer outros idiomas como disciplinas optativas. As disciplinas específicas também fazem parte do currículo, como arquivística, finanças, gestão empresarial, marketing, recursos humanos, contabilidade, análise de custos e comunicação empresarial. Disciplinas como relações internacionais e discurso empresarial reforçam a formação do profissional.

b) Nível Superior

Tecnológico

Duração média de 3 anos. Existem cursos variados de graduação tecnológica que formam profissionais aptos para o trabalho de secretário executivo. Os cursos podem ter ênfases específicas apresentando outro nome como Secretariado com ênfase em entidades de classe e órgãos governamentais, jurídicos ou de saúde.

Existem também habilitações para a automação de escritório. As disciplinas básicas são de português, produção de textos, idiomas, administração, informática aplicada, contabilidade, ética e relações públicas. Os cursos com habilitações específicas oferecem disciplinas diferenciadas como automação de escritórios. O estágio é obrigatório.

c) Nível Médio

Curso Técnico

Média de duração entre 1 e 2 anos. O curso Técnico em Secretariado prepara o aluno para atuar em empresas ou organizações de qualquer porte ou ramos de atividade. As disciplinas básicas contemplam os conhecimentos de relações públicas, administração e organização de arquivos. São oferecidas aulas de português, idiomas, administração empresarial, matemática financeira, estatística, administração de recursos humanos, administração de marketing, administração da produção, patrimônio e seguros, logística integrada e administração financeira.

d) Cursos Livres

Existem diversos cursos que complementam a formação dos profissionais ou então preparam novos secretários para atuação nos mercados. Não oferecem diplomas, apenas certificado de conclusão de curso. Os cursos variam conforme a ênfase dada, como técnicas secretariais, guia de secretariado, etiqueta social ou organização de arquivo, informática, gerenciamento de banco de dados.

Mercado de Trabalho

O mercado é estável, no entanto existe uma forte competição pelos melhores postos de trabalho. Com o aumento dos índices gerais de desemprego é muito importante apostar na qualificação profissional. Secretários bilíngues e trilingues encontram mais facilidade de colocação no mercado. Os conhecimentos em informática avançada também valorizam esse profissional.

O que sustenta o movimento no mercado de trabalho dos secretários é o grande número de empresas que se abrem no país, no entanto, em tempos de crise, muitas dessas empresas se fecham, dificultando a recolocação dos profissionais. Por isso o mercado fica atrelado ao desenvolvimento econômico da nação.

Ofertas de Emprego

Como o profissional depende diretamente das empresas, o maior número de vagas aparecem nos centros urbanos com maior movimentação financeira e industrial. Sudeste e Sul são os maiores empregadores, mas as grandes cidades das outras regiões também absorvem a mão de obra dos secretários executivos.

Nas cidades do interior de pequeno porte surgem mais vagas para os profissionais de nível médio, do curso técnico. Já os formados em graduação tecnológica ou no bacharelado encontram colocação nas cidades de médio ou grande porte que tenham um bom desenvolvimento financeiro, com concentração de empresas de serviços ou indústrias.

O Governo também contrata esse profissional para o trabalho nas organizações públicas e secretarias de estado e municípios. As organizações não governamentais requisitam os serviços do secretário executivo para administração de suas atividades ou organização das sedes.

Outra oportunidade pode surgir na tradução de documentos e contratos para as empresas multinacionais ou nacionais com relações comerciais com outros países. Nesse caso é preciso a formação em idiomas.

Fonte: www.unipam.edu.br/www.estacio.br/www.uel.br/www.cursocerto.com.br